Ufficio di Segreteria

Ufficio composto dal DSGA e dai suoi collaboratori, si occupa della gestione dei servizi contabili e amministrativi dell’Istituto

Tipologia

Segreteria

Cosa fa

Assicura la corretta gestione dei servizi contabili e amministrativi.

Direttore S.G.A.

Cognome e nome: Bernardini Gabriella

Il Dsga:

  • sovraintende ai servizi Amministrativo-contabili;
  • cura l’organizzazione della Segreteria;
  • redige gli atti di ragioneria ed economato;
  • dirige ed organizza il piano di lavoro a tutto il personale ATA;
  • lavora in stretta collaborazione col Dirigente affinchè sia attuabile l’Offerta Formativa dell’Istituto, compatibilmente con le risorse economiche disponibili.
  • Ambiti di competenza, assegnazione degli obiettivi, attuazione compiti istituzionali e applicazione norme contrattuali sono contenute nella direttiva allegata.

Gestione tecnica, acquisti, inventario

Cognome e nome: Monica Sambi

  • Rilevazione mensile presenze Personale ATA
  • Collaborazione con il DSGA nella gestione del personale ATA
  • Posta Elettronica – Internet – Intranet- SIWEB - Aggiornamento Programma SISSI in rete
  • TFR ed eventuali dichiarazioni amministrative per il personale a tempo determinato
  • Collaborazione con il DSGA nei sottoelencati adempimenti
  • Pratiche INPS – TESORO – IRPEF – IRAP
  • Prospetto compensi accessori liquidati al personale
  • Collaborazione con la DSGA nella stesura degli incarichi al personale dipendente
  • Predisposizione dichiarazioni Mod. CUD – MOD 770 – IRAP
  • Progetti in rete: rendicontazione, ecc…
  • Pratiche Fondo Espero
  • Anagrafe prestazioni collaborazioni occasionali e Mod.PA04 ex INPDAP
  • (in collaborazione con la DSGA)
  • Acquisti materiale
  • Raccolta richieste d’acquisto - Richieste preventivi - Richiesta CIG e/o CUP
  • Predisposizione quadri comparativi delle offerte e procedura acquisti piattaforma MEPA
  • Stesura degli ordini
  • Gestione della consegna del materiale
  • Rapporti con i fornitori
  • Riordino della documentazione relativa alla procedura d’acquisto (delibera – ordinazione – bolla di consegna – fattura - DURC)
  • Verifica versamenti contributi genitori alunni ecc…(visite istruzione / assicurazione / teatro...)
  • Piano diritto allo studio: invio richieste d’acquisto all’amministrazione comunale dei beni inventariabili
  • Inventario dei Beni dello Stato
  • Predisposizione dei verbali di collaudo delle merci inventariabili
  • Discarico dei beni - Passaggio di gestione, ecc…
  • Pratiche scarto d’archivio
  • Sostituzione colleghi assenti in altri settori
  • Aggiornamento dell’area Amministrazione Trasparente e pubblicazione sul Sito web dell’istituto per il settore di competenza.

Gestione Personale docente

Cognome e Nome: Caterina Renzi

  • Gestione stato giuridico del personale
  • Tenuta dei fascicoli personali di tutti i dipendenti: compreso fascicolo elettronico – SIDI.
  • Individuazione personale a tempo determinato e supplenti temporanei - Funzione convocazione SIDI e aggiornamento supplenze;
  • Controllo graduatorie di istituto per comunicazioni di aggiornamento e/o variazioni;
  • Stipula contratti di assunzione - Assunzione in servizio
  • Emissione di tutti i contratti di lavoro e relativo inoltro agli enti preposti
  • Gestione presenze e assenze del personale docente: registrazione assenze sistema informatico SIDI, comunicazioni statistiche assenze mensili, rilevazione tasso assenze per pubblicazione sito web dell’istituto;
  • Emissione relativi decreti e visite medico fiscali
  • Pratiche rivalsa terzi
  • Organici e trasferimento personale
  • Tenuta registri obbligatori
  • Comunicazioni attraverso il sistema informatico di assunzioni e di modifiche del rapporto (contratti, trasferimenti, organici, licenziamenti…)
  • Periodo di prova e relativa Documentazione di rito
  • Autorizzazione esercizio libera professione/Incarichi
  • Predisposizione e aggiornamento graduatorie interne di istituto
  • Procedimenti pensionistici
  • Sostituzione colleghi assenti in altri settori
  • Aggiornamento dell’area Amministrazione Trasparente e pubblicazione sul Sito web dell’istituto per il settore di competenza.

Gestione Personale Ata, Organi Collegiali, Rapporti esterni

Cognome e Nome: Barba Marianna 

  • Tenuta del protocollo informatico, smistamento e archiviazione posta
  • Predisposizione posta per inoltro ufficio postale e uffici di competenza
  • Rilevazione mensile spese postali
  • Collaborazione gestione del personale:
  • Ricerca supplenti (personale ATA e collaborazione nella ricerca del personale docente)
  • Gestione dei fascicoli personali di tutti i dipendenti: in particolare nella trasmissione e inserimento dati nuovi dipendenti;
  • Dichiarazione servizi e assenze (inserimento pratiche SIDI)
  • Predisposizione e aggiornamento graduatorie di istituto
  • Gestione graduatorie interne soprannumerari
  • Tabulazione compensi FIS (dichiarazioni del personale)
  • Corsi di aggiornamento: rilascio attestati
  • Documentazione “sicurezza”: iscrizione corsi aggiornamento, collaborazione con RSPP per la predisposizione della documentazione richiesta
  • Convocazioni OO.CC. - RSU
  • Comunicazione scioperi – rilevazione - Assemblee
  • Raccolta Documentazione OO.CC. - Stesura estratti delle delibere del Consiglio di Istituto
  • Convocazione delle commissioni
  • Circolari Interne
  • Referente per Dirigente Scolastico/primo collaboratore del D.S.
  • Supporto C.T.I.
  • Sostituzione colleghi assenti in altri settori
  • Aggiornamento dell’area Amministrazione Trasparente e pubblicazione sul Sito web dell’istituto per il settore di competenza.

Cognome e Nome: Lucia Rocchi e Maddalena Veggiani

  • Gestione alunni e relative pratiche inerenti (Anagrafe nazionale alunni, dati organico, ecc….) e relazioni con gli altri istituti
  • Inserimento e aggiornamento dati alunni – genitori - classi
  • Gestione fascicoli personali alunni
  • Emissione certificati e rilascio copie documentazione agli atti (accesso agli atti)
  • Tenuta dei registri (certificati, diplomi, pagelle, esami)
  • Gestione scrutini e di tutte le operazioni commesse agli esami di licenza
  • Gestione pagelle e tabelloni
  • Richiesta e trasmissione documenti
  • Compilazione statistiche e monitoraggi
  • Iscrizioni – trasferimenti – nulla osta – Giochi della Gioventù
  • Gestione adempimenti “diete” alunni
  • Diplomi
  • Gestione richieste di tirocinio
  • Libri di testo ed eventuali Cedole librarie
  • Gestione infortuni Alunni e Personale dipendente e tenuta registro
  • Elezioni organi collegiali (predisposizione dei materiali relativi alla componente genitori)
  • Viaggi e visite di istruzione e GSS: preventivi – prospetto comparativo – assegnazione incarico trasporto
  • Aggiornamento dell’area Amministrazione Trasparente e pubblicazione sul Sito web dell’istituto per il settore di competenza.

Norma di riferimento

D.lgs 33/2013

Art. 13 - Obblighi di pubblicazione concernenti l'organizzazione delle pubbliche amministrazioni

1. Le pubbliche amministrazioni pubblicano e aggiornano le informazioni e i dati concernenti la propria organizzazione, corredati dai documenti anche normativi di riferimento. Sono pubblicati, tra gli altri, i dati relativi:

b) all'articolazione degli uffici, le competenze e le risorse a disposizione di ciascun ufficio, anche di livello dirigenziale non generale, i nomi dei dirigenti responsabili dei singoli uffici;

c) all'illustrazione in forma semplificata, ai fini della piena accessibilità e comprensibilità dei dati, dell'organizzazione dell'amministrazione, mediante l'organigramma o analoghe rappresentazioni grafiche.


Gli uffici di segreteria sono situati in

Via A.Moro,  47030 Sogliano al Rubicone FC

Orari di apertura dal 15/09/2023

Da Lunedì al Venerdì (sabato escluso)
dalle ore 7:30 alle ore 13:30
Nei periodi di sospensione delle attività didattiche e nei mesi di luglio e agosto gli orari potranno subire delle modifiche.

Contatti

Telefono: 0541948631
PEC: foic80200n@pec.istruzione.it
PEO istituzionale: foic80200n@istruzione.it

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